Informes dinámicos de proyectos en un dos por tres

Administrar proyectos es más que planificar y dar seguimiento a cada colaborador y a las tareas del equipo. Es demostrar de manera gráfica cuál es el avance real vs lo planificado, mostrar la fotografía inicial con la que se empezó el proyecto y analizar cuál o cuales han sido los cambios que ha sufrido el proyecto a través de su ejecución. 

Con los avances en tecnología, y siempre en beneficio en la gestión de proyectos, tanto para administradores de proyectos, como administradores de carteras o portafolios de proyectos se puede mostrar gráficamente y de manera dinámica el avance del proyecto tanto en su alcance, como en tiempo y costo.

• Demostrar cuál es el avance real vs lo planificado.
• Analizar
  • Valor ganado,
  • Valor planificado,
  • Costos reales,
  • Variaciones en costos y programación,
  • Índices de rendimiento en Cronograma (SPI) e índices de rendimiento en Costos (CPI).
• Entre otros indicadores importantes para tomar decisiones.

Además de poder analizar: cantidad de proyectos y su tipificación, cumplimiento de programas, toma decisiones en cuanto a recursos (humanos, materiales y costos), asignaciones de los administradores de proyectos y los recursos, entre otros informes que actualmente se generan en MS Project Professional o en MS Excel.

Ahora, puedes integrar a tu herramienta de trabajo MS Project Professional el MS Power BI y presentar todos estos informes de manera dinámica y atractiva para llamar la atención de los altos jerarcas como gerentes y directores y demostrar el avance del proyecto e indicar las mejoras y buscar soluciones.

La ventaja principal es que a través de permisos se pueden visualizar desde cualquier navegador y sus datos estarán siempre actualizados y evitará que los jefes de la cartera busquen personalmente a los Administradores de proyectos para que le indiquen el avance proyecto por proyecto. Además, simplifica la administración del proyecto con una planificación inteligente.

Les mostraré tres razones importantes de usar Power BI con MS Project Profesional:

Unificación de datos

MS Project Professional tiene la capacidad de generar informes propios o bien te permite diseñar nuevos, demostrando datos en gráficos tipo tablas dinámicas. Integrado con Project Online o Project Server se logra tener datos e incluso de los riesgos e issues del proyecto y otros datos que se pueden incluir en las páginas de detalle del proyecto.

Power BI tiene la capacidad de combinar tanto de MS Project Professional como de Project Online/Server datos de más formas diferentes que esas herramientas permiten de forma individual o integral.

Actualmente sin Power BI, se requiere tiempo y conocimiento para buscar todos los datos que se necesitan, unirlos en una sola herramienta y generar los informes y gráficos que se requieren; Power BI tiene la capacidad de hacerlo de manera rápida y efectiva sin tener que construir un almacén de datos o tablas temporales en un sistema almacene datos por nosotros. Con Power BI, ahora podemos combinar fácilmente más datos de sistemas.

Tener el panorama más completo

Ahora que se puede obtener datos de manera más ágil, podemos obtener una fotografía más completa del o los proyectos, del portafolio y de los programas. Se pueden combinar, construir dashboards dinámicos y visualizarlos en un solo lugar y desde cualquier dispositivo o navegador.  

Con esta opción visual, se logra de forma más dinámica tomar decisiones por departamento, por proyecto o proyectos, por tipología, decisiones sobre los presupuestos y costos, visualización de la capacidad y asignaciones de los recursos, estado de los proyectos y sus hitos principales.

En la gestión de proyectos, colabora en determinar que proyectos se deberían priorizar, cual es el presupuesto planificado y el ejecutado y establecer metas para cada uno de ellos.

Para los encargados de carteras o portafolios de proyectos es más sencillo visualizar en un solo lugar todos los proyectos para tomar decisiones en lugar de ingresar uno a uno y mostrar archivos planos que cansan la vista y no llama la atención de las personas o patrocinadores principales.

Fácil de usar y de entender

La presentación de informes a Patrocinadores, a Gerentes, a Directores, a Juntas Directivas o a Stakeholders por ejemplo, siempre ha llevado a los administradores de proyectos a correr buscando la información, unificándola en un solo documento, crear gráficos ya sea estáticos o por tablas dinámicas ocasionándole el consumo de mucho tiempo de sus labores diarias e incluso en muchos casos, personal.

Con la generación de informes en Power BI, se logra disminuir estos tiempos, se integra automáticamente todos los datos de los proyectos ya sea desde Project Professional, Project Online o Project Server e incluso datos en hojas de Excel y se muestran de manera actualizada y ágil reduciendo tiempos, mejorándolos visualmente y fáciles de entender.

La combinación de datos complejos Power BI las representa en imágenes fáciles de entender y sobre todo de usar, debido a que con solo un clic en la imagen se obtiene más información y profundizar en más información. 

Una premisa de los conocedores de Power BI es “Pase de los datos a las ideas en minutos”, y esto se materializa en el uso de esta herramienta en la gestión de proyectos.

En otras palabras, con Power BI se puede mostrar datos importantes y relevantes desde un solo proyecto o hasta la cartera completa de proyectos de manera dinámica, fácil de entender y, sobre todo, fácil de configurar, crear y utilizar. Y lo mejor es que con la combinación de datos, se obtiene una fotografía completa y comprar con un antes y un después, facilitando la toma de decisiones y obtenido respuestas rápidamente.

Importante considerar que todos los datos deben ser previamente actualizados por los encargados respectivos para que al mostrar los datos sean completamente confiables y demostrar veracidad en los mismos y fiabilidad en su información.

La integración se realiza de manera sencilla, lo único que debes hacer es pensar que información deseas transmitir y como deseas proyectarla para facilitar la toma de decisiones y llamar la atención de tus jefaturas. Ponte en contacto con nosotros y abarcamos más en el tema…